ทำไมไม่ควรใช้ LINE คุยงาน ? 5 เหตุผลที่บริษัทควรรู้ แล้วควรใช้แอปฯ อะไรแทนดี

ชวนดู 5 เหตุผลที่ควรเลิกใช้ LINE คุยงาน หลายบริษัทชอบใช้เพราะฟรีและง่าย แต่เสี่ยงข้อมูลรั่ว ไฟล์หาย และงานตามถึงบ้าน

ถ้าหากว่าบริษัทคุณยังสั่งงานผ่านกลุ่ม LINE อยู่ อยากจะบอกว่าคุณไม่ได้อยู่ตัวคนเดียว… เนื่องจาก LINE ใช้ง่ายและฟรี จึงกลายเป็นแอปฯ คุยงานของคนไทยไปโดยปริยาย แต่เบื้องหลังความสะดวกคือความเสี่ยงเรื่องข้อมูลรั่ว งานหาย และงานที่ตามมาถึงบ้าน วันนี้เราจึงจะชวนมาดูทั้งเหตุผลที่หลายบริษัทเลือกใช้ LINE และเหตุผลที่ควรเลิกใช้ซะที !

คำตอบง่ายมาก เพราะ LINE เป็นแอปฯ ที่คนไทยทุกคนใช้กันอยู่แล้ว จึงมีข้อดีที่แอปฯ อื่น ๆ สู้ยาก

• ไม่ต้องติดตั้งใหม่ ไม่ต้องสอน พนักงานทุกคนมีบัญชีอยู่แล้ว

• ฟรี ไม่มีค่าสมาชิกรายเดือนต่อคน

• ใช้ง่ายทุกวัย ตั้งแต่เด็กจบใหม่ Gen Z ไปจนถึงผู้บริหารรุ่น Baby Boomer

• ลูกค้าและซัพพลายเออร์ก็อยู่บน LINE ติดต่อได้ทันที

• ครบในแอปฯ เดียว ส่งรูป ไฟล์ โทร และวิดีโอคอลได้หมด

เหตุผลเหล่านี้ฟังขึ้นทั้งหมด แต่ปัญหาคือ LINE ถูกออกแบบมาเพื่อคุยกับเพื่อนและครอบครัวมากกว่า ไม่ใช่เพื่อให้บริษัทไว้ใช้คุยและส่งงานที่เป็นข้อมูลสำคัญ

1. ต้องใช้บัญชีส่วนตัวของพนักงาน

ในหลาย ๆ กรณีบัญชี LINE ของพนักงานอาจตั้งชื่อเป็นนามปากกาหรือใช้รูปโปรไฟล์ที่ไม่ใช่รูปจรง ทำให้การติดต่อระหว่างคนในบริษัทหรือลูกค้าต่าง ๆ อาจเกิดความสับสน และการจะบังคับให้พนักงานตั้งชื่อหรือใช้รูปตามที่บริษัทต้องการก็ถือเป็นการละเมิดความเป็นส่วนตัว ส่วนการจะสมัครบัญชีแยกนั้นก็ค่อนข้างยุ่งยาก

2. เสี่ยงข้อมูลรั่วไหล

บริษัทบังคับการตั้งค่าความปลอดภัยบนบัญชีพนักงานไม่ได้ ถ้าบัญชีถูกหลอกขอ OTP มิจฉาชีพก็เห็นทุกกลุ่มงานทันที อีกทั้งยังมีโอกาสที่จะส่งไฟล์งานผิดเข้ากลุ่มคนนอกบริษัท ทำให้เสียงที่ข้อมูลภายในบริษัทจะรั่วไหลออกไป

3. ไฟล์หมดอายุ หางานเก่าไม่เจอ

รูป วิดีโอ และไฟล์ในแชทอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ LINE แค่ช่วงเวลาหนึ่ง ใบเสนอราคาหรือสัญญาที่ไม่มีใครเซฟเก็บไว้จึงหายได้ ทุกเรื่องยังปนกันในห้องเดียว จะหาข้อสรุปเมื่อ 3 เดือนก่อนต้องไถแชทย้อนหลังนาน

4. งานตามมาถึงบ้าน

แชตงานอยู่ในแอปฯ เดียวกับแชตครอบครัวและเพื่อนฝูง เปิดมาตอนสองทุ่มก็เจองาน บวกกับระบบ "อ่านแล้ว" ที่ทำให้หากเผลอกดเข้าไปอ่านก็จะรู้สึกว่าต้องตอบหรือทำตามคำสั่งทันที

5. เชื่อมกับเครื่องมืออื่นไม่ได้

แอปฯ งานสมัยใหม่เชื่อมปฏิทิน ไดรฟ์ ระบบจัดการงาน และระบบอนุมัติได้ ซึ่ง LINE ส่วนตัวทำแบบนั้นไม่ได้ ตอนทีมมี 5 คนยังพอไหว แต่เมื่อบริษัทโตเป็นหลักร้อยคน ความวุ่นวายจะกลายเป็นต้นทุนที่แพงกว่าค่าแอปฯ หลายเท่า

ปัจจุบันมีหลายแอปฯ ที่ออกแบบมาสำหรับใช้คุยงานโดยเฉพาะ ซึ่งจะให้บริษัทเป็นเจ้าของบัญชี ตัดสิทธิ์คนลาออกได้ทันที และแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวได้ชัดเจน เช่น Microsoft Teams, Slack หรือ LINE WORKS ที่เป็นบริการเสริมของ LINE เอง หรือถ้าอยากใช้งานฟรีก็อาจเลือกแอปฯ แชตอื่น ๆ ที่ไม่ปะปนกับการใช้งานในชีวิตประจำวันและไฟล์ไม่หมดอายุ เช่น Telegram, WhatsApp หรือใช้ Facebook แบบสร้างโปรไฟล์แยก เป็นต้น

1. ให้ผู้บริหารประกาศเอง พร้อมเหตุผลและวันเริ่มใช้ที่ชัดเจน

2. นำร่องทีมเดียว 2-4 สัปดาห์ แล้วให้ทีมนั้นช่วยสอนทีมอื่น

3. ตั้งกติกาสั้น ๆ เช่น เรื่องงานคุยในแอปฯ บริษัทเท่านั้น และไม่ต้องตอบหลังเลิกงานถ้าไม่ด่วน

4. เซฟไฟล์สำคัญออกจากกลุ่มเก่า แล้วปิดกลุ่มตามกำหนด ส่วนลูกค้าให้คุยผ่าน LINE Official Account ของบริษัทแทนบัญชีส่วนตัว

LINE ไม่ใช่แอปฯ ที่ไม่ดี แต่ไม่ใช่แอปฯ ที่สร้างมาเพื่องานบริษัท การย้ายไปใช้แอปฯ คุยงานที่บริษัทเป็นเจ้าของบัญชีจะช่วยให้ข้อมูลปลอดภัย งานไม่หาย และพนักงานได้เลิกงานจริง ๆ เสียที ส่วน LINE ก็ไว้กลับไปใช้คุยกับเพื่อนและครอบครัวเหมือนเดิม

• วิธีอ่านแชต LINE โดยไม่ขึ้นว่า “อ่านแล้ว” สามารถทำได้ไหม ?

• วิธีเช็กว่า LINE กินพื้นที่ในมือถือเท่าไหร่ พร้อมวิธีลบไฟล์ขยะคืนพื้นที่ให้มือถือ

• วิธีออกจากกลุ่มไลน์แบบมีมารยาท ควรทำยังไง ?

• วิธีออกจากกลุ่มไลน์ไม่ให้ใครรู้ ทำได้ไหม ต้องทำยังไง ?

• LINE แก้ไขข้อความที่ส่งไปแล้วได้ ! พิมพ์ผิดไม่ต้อง Unsend วิธีเปิดใช้ทำตามนี้